DATENSCHUTZHINWEISE FÜR  MANDANTEN

Informationen zum Datenschutz

 


   1.    Wer ist verantwortlich, an wen können Sie sich wenden?


Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind wir, Notar Dr. Alexander Puplick und Notarin Beate Puplick mit Amtssitz in Dortmund. Jeder der vorgenannten Notare ist für den von ihm jeweils zu verantwortenden Bereich alleiniger Verantwortlicher im Sinne der datenschutzrechtlichen Vorschriften. Sie können sich für alle Datenschutzanfragen an den jeweils verantwortlichen Notar, Kronenburgallee 1 in 44141 Dortmund, Telefon: 0231-9095-0,

E-Mail: datenschutz@puplick-partner.de oder an den Datenschutzbeauftragten wenden, und zwar wie folgt:    

 

 

Datenschutzbeauftragte:

GDI – Gesellschaft für Datenschutz und Informationssicherheit mbH
Fleyer Straße 61, 58097 Hagen; E-Mail: datenschutz@gdi-mbh.eu
Telefon: 02331-35 68 32 -0; Telefax: 02331-35 68 32-1

    2.    Welche Daten verarbeite ich und woher kommen die Daten?
Verarbeitet werden personenbezogene Daten, die uns von Ihnen selbst oder von Ihnen beauftragten Dritten (z. B. Rechtsanwalt, Steuerberater, Makler, Kreditinstitut) mitgeteilt werden, wie z. B.

 

  • Daten zur Person, z. B. Vor- und Zuname, Geburtsdatum und Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Familienstand; im Einzelfall Ihre Geburtenregisternummer;

  • Daten zur Kontaktaufnahme, wie z. B. postalische Anschrift, Telefon- und Fax-Nummern, E-Mail-Adresse;

  • bei Grundstücksverträgen Ihre steuerliche Identifikations-Nummer;

  • in bestimmten Fällen, z. B. bei Eheverträgen, Testamenten, Erbverträgen oder Adoptionen, auch Daten zu Ihrer familiären Situation und zu Ihren Vermögenswerten sowie ggf. Angaben zur Ihrer Gesundheit oder andere sensible Daten, z. B. weil diese zur Dokumentation Ihrer Geschäftsfähigkeit dienen;

  • in bestimmten Fällen auch Daten aus Ihren Rechtsbeziehungen mit Dritten wie z. B. Aktenzeichen oder Darlehens- oder Konto-Nummern bei Kreditinstituten.

Außerdem werden Daten aus öffentlichen Registern verarbeitet, z. B. Grundbuch, Handels- und Vereinsregistern. 

 


   3.    Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet?


Notare sind Träger eines öffentlichen Amtes. Unsere Amtstätigkeit erfolgt in Wahrnehmung einer Aufgabe, die im Interesse der Allgemeinheit an einer geordneten vorsorgenden Rechtspflege und damit im öffentlichen Interesse liegt, und in Ausübung öffentlicher Gewalt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe e der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)). 
Ihre Daten werden ausschließlich verarbeitet, um die von Ihnen und ggf. weiteren an einem Geschäft beteiligten Personen begehrte notarielle Tätigkeit entsprechend den Amtspflichten durchzuführen, also etwa zur Erstellung von Urkundsentwürfen, zur Beurkundung und dem Vollzug von Urkundsgeschäften oder zur Durchführung von Beratungen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt daher immer nur aufgrund der geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen Bestimmungen, die sich im Wesentlichen aus der Bundesnotarordnung und dem Beurkundungsgesetz ergeben. Aus diesen Bestimmungen ergibt sich zugleich auch die rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung der erforderlichen Daten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c DS-GVO). Eine Nichtbereitstellung der angeforderten Daten würde daher dazu führen, dass die (weitere) Durchführung des Amtsgeschäfts abgelehnt werden müsste. 

 


   4.    An wen gebe ich Daten weiter?


Notare unterliegen einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Diese Verschwiegenheitspflicht gilt auch für alle Mitarbeiter und sonstige Beauftragten.
Ihre Daten dürfen nur weitergegeben werden, wenn und soweit dies im Einzelfall verpflichtet ist, z. B. aufgrund von Mitteilungspflichten gegenüber der Finanzverwaltung, oder an öffentliche Register wie Grundbuchamt, Handels- oder Vereinsregister, Zentrales Testamentsregister, Vorsorgeregister, Gerichte wie Nachlass-, Betreuungs- oder Familiengericht oder Behörden. Im Rahmen der Standes- und Dienstaufsicht besteht unter Umständen auch eine Verpflichtung zur Erteilung von Auskünften an die Notarkammer oder meine Dienstaufsichtsbehörde, die wiederum einer amtlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Als Auftragsverarbeiter sind mögliche Datenempfänger unser externer IT-Systembetreuer, Notarsoftware-Anbieter, Webhoster.

 
Ansonsten werden Ihre Daten nur weitergegeben, wenn hierzu aufgrund von Ihnen abgegebener Erklärungen eine Verpflichtung besteht oder Sie die Weitergabe beantragt haben.

 


   5.    Werden Daten an Drittländer übermittelt?


Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer erfolgt nur auf besonderen Antrag von Ihnen oder wenn und soweit ein Urkundsbeteiligter in einem Drittland ansässig ist.

 


   6.    Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?


Ihre personenbezogenen Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten verarbeitet und gespeichert.
Nach den § 50 Abs. 1, § 51 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3, Satz 2 der Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse (NotAktVV) gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungsfristen:

 

  • Urkundenverzeichnis und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge: 100 Jahre, 

  • Verwahrungsverzeichnis und Generalakten: 30 Jahre, 

  • Sammelakte für Wechsel- und Scheckproteste und Nebenakten: 7 Jahre; der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung der Nebenakte schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z. B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z. B. für Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden.


Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet, sofern nicht nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c DS-GVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder der Abgabenordnung) sowie berufsrechtlicher Vorschriften zum Zweck der Kollisionsprüfung eine längere Speicherung vorgeschrieben ist. 

 


   7.    Welche Rechte haben Sie?


Sie haben das Recht:

  • Auskunft darüber zu verlangen, ob Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, wenn ja, zu welchen Zwecken die Daten und welche Kategorien von personenbezogenen Daten verarbeitet werden, an wen die Daten ggf. weitergeleitet wurden, wie lange die Daten ggf. gespeichert werden sollen und welche Rechte Ihnen zustehen (Art. 15 DS-GVO).

  • unzutreffende, Sie betreffende personenbezogene Daten berichtigen zu lassen. Ebenso haben Sie das Recht, einen gespeicherten unvollständigen Datensatz ergänzen zu lassen (Art. 16 DS-GVO).

  • Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern ein gesetzlich vorgesehener Grund zur Löschung vorliegt (vgl. Art. 17 DS-GVO) und die Verarbeitung Ihrer Daten nicht zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder aus anderen vorrangigen Gründen im Sinne der DS-GVO geboten ist. 

  • zu verlangen, dass Ihre Daten nur noch eingeschränkt, z. B. zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses, oder während Ihr Anspruch auf Berichtigung oder Widerspruch geprüft, oder wenn Ihr Löschungsanspruch abgelehnt wird (vgl. Art. 18 DS-GVO).

  • der Verarbeitung zu widersprechen, sofern diese erforderlich ist, damit die im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben wahrgenommen oder das öffentliche Amt ausgeübt werden kann, wenn Gründe für den Widerspruch vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21 DS-GVO). 

  • sich mit einer datenschutzrechtlichen Beschwerde an die Aufsichtsbehörden zu wenden. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist die: Die Landesbeauftragte für den Datenschutz und Informationsfreiheit NRW, Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf, Telefon: 0211-38424-0; Telefax: 0211-38424-10; E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

Die Beschwerde kann unabhängig von der Zuständigkeit bei jeder Aufsichtsbehörde erhoben werden.